29 de out de 20205 min
Não há nada mais difícil do que lidar com uma empresa. Não importa o segmento, se trata de organizar números, estoque e, principalmente, pessoas. Por isso, é essencial que sua empresa possua ferramentas de gestão empresarial.
Ferramentas para organizar uma empresa auxiliam nas tomadas de decisão, diminuem os riscos no negócio e aumentam a assertividade dos números. A importância das ferramentas de gestão se vê na otimização dos processos.
Mas afinal, quais são as ferramentas de gestão mais utilizadas? Prossiga com a leitura do artigo e veja o que não pode faltar na sua empresa!
“Independente de ser um pequeno negócio ou uma multinacional, ainda é um desafio gerir uma empresa. Por isso, é importante ter o controle da empresa em mãos.”
O que são ferramentas de gestão? Em seu cerne, são técnicas que ajudam na tomada de decisões da empresa. Por meio da otimização dos processos, permitem que o gestor assuma controle sobre todos eles, seja em uma empresa pequena ou grande.
E não só facilita o trabalho de gestores, como também otimiza a função dos funcionários envolvidos diretamente nesses processos. Dessa forma, são capazes de realizar um trabalho mais eficiente.
Algumas das principais ferramentas são:
Matriz SWOT;
Matriz BCG;
Ciclo PDCA;
Tabela matriz GUT;
Dashboard comercial;
Entre outros!
Tomando o que já foi falado aqui, qual é a principal importância das ferramentas de gestão? Ela possibilita uma visão mais ampla do negócio, permitindo a análise prévia de pontos negativos de um produto ou correção de erros em um serviço.
Além disso, também atua na coordenação de equipes de maneira mais eficaz. Ao otimizar o fluxo de trabalho, reduz os prazos para conclusão dos serviços ou para fabricação de um produto.
Consequentemente, ferramentas para organizar uma empresa ajudam na melhora das vendas e a evitar riscos/problemas futuros.
Agora que entende das vantagens gerais, é momento de entender o que cada ferramenta pode gerar de positivo para sua empresa. Confira agora quais são as ferramentas de gestão mais utilizadas!
Para começar, uma ferramenta de gestão que analisa tanto o ambiente interno da empresa, como o ambiente externo dela. Isso é a Matriz SWOT:
Strenghts (forças);
Weaknesses (fraquezas);
Opportunities (oportunidades);
Threats (ameaças).
Essa ferramenta é uma aliada essencial ao gestor, ajudando-o a corrigir falhas da empresa e a explorar profundamente os pontos fortes. Com isso, a empresa se torna capaz de ser competitiva.
E como ela é posta em prática?
1. Primeiro, ocorre uma análise dos pontos fortes (forças) e pontos fracos (fraquezas) da empresa. Sendo assim, começa com uma análise interna, identificando pontos que podem ser melhorados na empresa.
2. Depois, ocorre uma análise das oportunidades e ameaças, ou seja, do ambiente externo. Se tratam dos acontecimentos de fora que podem impactar positivamente ou negativamente a empresa.
Outra ferramenta que é estratégica é o ciclo PDCA, que ajuda na qualificação dos processos de uma empresa e, claro, a corrigir erros. Por isso, pode ser usado na redução de custos, no treinamento de colaboradores, etc.
Como o próprio nome deixa claro, se trata de um ciclo de 4 processos que atuam na melhora do nível mínimo de qualidade da empresa:
1. Plan, o planejamento;
2. Do, pôr em prática o planejamento;
3. Check, checar o que foi feito;
4. Action, agir na melhora do processo.
Uma das ferramentas de gestão mais simples, mas não por isso menos importante. Também conhecida como Quadro de Modelo de Negócios, o Canvas é essencial para elaborar, testar e aprimorar um modelo de negócios.
Por isso, é utilizado até por empresas já firmes no mercado, que já possuem um Plano de Negócios. A ferramenta oferece uma visão ampla da empresa, o que permite planejamento nas principais áreas dela.
Para tal, conta com 9 elementos primordiais em um negócio:
Segmentos de clientes;
Proposições de Valor;
Canais de comunicação;
Relacionamento com o Cliente;
Fontes de Receita;
Recursos Chave;
Atividades Chave;
Parcerias;
Estrutura de Custos.
Criada pela empresa Boston Consulting Group (BCG), a Matriz BCG se trata de uma ferramenta gráfica para decisões estratégicas. É uma matriz 2 X 2 que permite avaliar o portfólio da empresa com base no ciclo de vida dos produtos.
Através dela, é possível pôr em números a taxa de crescimento do produto e sua participação no mercado. Dessa forma, é uma ferramenta que foca no fator competitivo específico de cada produto.
E como é feita essa estruturação gráfica?
O símbolo de estrelas representam produtos com boa taxa e boa participação no mercado;
Já os pontos de interrogação representam produtos recém-lançados com potencial, mas que ainda possuem baixa participação;
Enquanto isso, as vacas leiteiras representam produtos estáveis no mercado, com boa participação, apesar da baixa taxa de crescimento;
Por fim, abacaxis representam produtos com baixa ou zero perspectiva no mercado.
Agora, se busca o estabelecimento de prioridades em ferramentas de gestão, a tabela de Matriz GUT é a resposta. Essa ferramenta permite ao gestor priorizar as tarefas mais importantes da empresa, definindo uma ordem de execução.
E o que são levados em conta nessa definição?
Gravidade, ou seja, qual é o risco por não executar a tarefa logo;
Urgência, ou seja, qual é o prazo máximo para resolução daquela tarefa;
Tendência, ou seja, o que pode ocorrer se aquela tarefa não for resolvida logo.
Para montar uma tabela de Matriz GUT, precisa primeiro elencar os problemas, classificá-los de acordo com as três variáveis e atribuir uma nota ao final. Essa nota é multiplicada e o maior resultado será a tarefa prioritária.
Outra ferramenta de gestão para avaliar desempenho, a Six Sigma atua no teste e qualificação dos processos, produtos ou serviços. Seu objetivo é aumentar a eficiência, enquanto reduz desperdícios.
Para isso, apresentar duas metodologias.
DMAIC
Modelo de Six Sigma que se volta aos processos que já existem na empresa, sendo entendido em 5 etapas:
Definir quais processos, produtos ou serviços precisam de melhorias;
Mensurar os principais aspectos da empresa, assim como desempenho e causas de desperdício;
Analisar para propor ações corretivas;
Incrementar as ações corretivas;
Controlar os resultados e monitorar os processos por meio de sistemas de controle!
DMADV
Modelo de Six Sigma voltado para novos projetos, produtos ou serviços, sendo também dividido em 5 etapas:
Definir objetivos, seguindo a estratégia da empresa e a opinião do público;
Mensurar as chances de sucesso dos objetivos estabelecidos;
Analisar os resultados obtidos na etapa de Mensuração, buscando elaborar estratégias que apresentem menor risco para sucesso do projeto;
Detalhar a viabilidade do projeto através de testes, sendo criados planos de ação para áreas que requerem melhorias;
Verificar os resultados do produto ou serviço no mercado.
Por fim, uma das principais ferramentas de gestão empresarial para otimizar os processos de uma empresa. O dashboard se trata de um painel construído a partir da base de dados de uma empresa, de forma a selecionar as informações mais relevantes.
“Dashboard é um painel digital que simplifica o acesso à informação, seja para empresa do varejo, indústria, meios de comunicação, etc.”
Algumas dessas informações relevantes são:
Retorno sobre o investimento de estratégias e projetos;
Número de vendas;
Performance das equipes;
Etc.
Com isso, o dashboard comercial otimiza e simplifica o acesso à informação, permitindo melhor tomada de decisões e integração de equipes. Como consequência, há melhor identificação de oportunidades e maior redução de riscos.
No mercado, você encontra diversas opções de dashboard para instalar em sua empresa. Entretanto, um se destaca: o dashboard da XPBoards, um painel digital que alcança diversos tipos de funções, seja para vendas, marketing digital, etc.
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