Não há nada mais difícil do que lidar com uma empresa. Não importa o segmento, se trata de organizar números, estoque e, principalmente, pessoas. Por isso, é essencial que sua empresa possua ferramentas de gestão empresarial.
Ferramentas para organizar uma empresa auxiliam nas tomadas de decisão, diminuem os riscos no negócio e aumentam a assertividade dos números. A importância das ferramentas de gestão se vê na otimização dos processos.
Mas afinal, quais são as ferramentas de gestão mais utilizadas? Prossiga com a leitura do artigo e veja o que não pode faltar na sua empresa!
O que são ferramentas de gestão?
“Independente de ser um pequeno negócio ou uma multinacional, ainda é um desafio gerir uma empresa. Por isso, é importante ter o controle da empresa em mãos.”
O que são ferramentas de gestão? Em seu cerne, são técnicas que ajudam na tomada de decisões da empresa. Por meio da otimização dos processos, permitem que o gestor assuma controle sobre todos eles, seja em uma empresa pequena ou grande.
E não só facilita o trabalho de gestores, como também otimiza a função dos funcionários envolvidos diretamente nesses processos. Dessa forma, são capazes de realizar um trabalho mais eficiente.
Algumas das principais ferramentas são:
Matriz SWOT;
Matriz BCG;
Ciclo PDCA;
Tabela matriz GUT;
Dashboard comercial;
Entre outros!
Qual é a importância das ferramentas de gestão?
Tomando o que já foi falado aqui, qual é a principal importância das ferramentas de gestão? Ela possibilita uma visão mais ampla do negócio, permitindo a análise prévia de pontos negativos de um produto ou correção de erros em um serviço.
Além disso, também atua na coordenação de equipes de maneira mais eficaz. Ao otimizar o fluxo de trabalho, reduz os prazos para conclusão dos serviços ou para fabricação de um produto.
Consequentemente, ferramentas para organizar uma empresa ajudam na melhora das vendas e a evitar riscos/problemas futuros.
Quais são as 7 ferramentas de gestão empresarial?
Agora que entende das vantagens gerais, é momento de entender o que cada ferramenta pode gerar de positivo para sua empresa. Confira agora quais são as ferramentas de gestão mais utilizadas!
Matriz SWOT
Para começar, uma ferramenta de gestão que analisa tanto o ambiente interno da empresa, como o ambiente externo dela. Isso é a Matriz SWOT:
Strenghts (forças);
Weaknesses (fraquezas);
Opportunities (oportunidades);
Threats (ameaças).
Essa ferramenta é uma aliada essencial ao gestor, ajudando-o a corrigir falhas da empresa e a explorar profundamente os pontos fortes. Com isso, a empresa se torna capaz de ser competitiva.
E como ela é posta em prática?
1. Primeiro, ocorre uma análise dos pontos fortes (forças) e pontos fracos (fraquezas) da empresa. Sendo assim, começa com uma análise interna, identificando pontos que podem ser melhorados na empresa.
2. Depois, ocorre uma análise das oportunidades e ameaças, ou seja, do ambiente externo. Se tratam dos acontecimentos de fora que podem impactar positivamente ou negativamente a empresa.
Ciclo PDCA
Outra ferramenta que é estratégica é o ciclo PDCA, que ajuda na qualificação dos processos de uma empresa e, claro, a corrigir erros. Por isso, pode ser usado na redução de custos, no treinamento de colaboradores, etc.
Como o próprio nome deixa claro, se trata de um ciclo de 4 processos que atuam na melhora do nível mínimo de qualidade da empresa:
1. Plan, o planejamento;
2. Do, pôr em prática o planejamento;
3. Check, checar o que foi feito;
4. Action, agir na melhora do processo.
Business Model Canvas
Uma das ferramentas de gestão mais simples, mas não por isso menos importante. Também conhecida como Quadro de Modelo de Negócios, o Canvas é essencial para elaborar, testar e aprimorar um modelo de negócios.
Por isso, é utilizado até por empresas já firmes no mercado, que já possuem um Plano de Negócios. A ferramenta oferece uma visão ampla da empresa, o que permite planejamento nas principais áreas dela.
Para tal, conta com 9 elementos primordiais em um negócio:
Segmentos de clientes;
Proposições de Valor;
Canais de comunicação;
Relacionamento com o Cliente;
Fontes de Receita;
Recursos Chave;
Atividades Chave;
Parcerias;
Estrutura de Custos.
Matriz BCG
Criada pela empresa Boston Consulting Group (BCG), a Matriz BCG se trata de uma ferramenta gráfica para decisões estratégicas. É uma matriz 2 X 2 que permite avaliar o portfólio da empresa com base no ciclo de vida dos produtos.
Através dela, é possível pôr em números a taxa de crescimento do produto e sua participação no mercado. Dessa forma, é uma ferramenta que foca no fator competitivo específico de cada produto.
E como é feita essa estruturação gráfica?
O símbolo de estrelas representam produtos com boa taxa e boa participação no mercado;
Já os pontos de interrogação representam produtos recém-lançados com potencial, mas que ainda possuem baixa participação;
Enquanto isso, as vacas leiteiras representam produtos estáveis no mercado, com boa participação, apesar da baixa taxa de crescimento;
Por fim, abacaxis representam produtos com baixa ou zero perspectiva no mercado.
Tabela de Matriz GUT
Agora, se busca o estabelecimento de prioridades em ferramentas de gestão, a tabela de Matriz GUT é a resposta. Essa ferramenta permite ao gestor priorizar as tarefas mais importantes da empresa, definindo uma ordem de execução.
E o que são levados em conta nessa definição?
Gravidade, ou seja, qual é o risco por não executar a tarefa logo;
Urgência, ou seja, qual é o prazo máximo para resolução daquela tarefa;
Tendência, ou seja, o que pode ocorrer se aquela tarefa não for resolvida logo.
Para montar uma tabela de Matriz GUT, precisa primeiro elencar os problemas, classificá-los de acordo com as três variáveis e atribuir uma nota ao final. Essa nota é multiplicada e o maior resultado será a tarefa prioritária.
Six Sigma
Outra ferramenta de gestão para avaliar desempenho, a Six Sigma atua no teste e qualificação dos processos, produtos ou serviços. Seu objetivo é aumentar a eficiência, enquanto reduz desperdícios.
Para isso, apresentar duas metodologias.
DMAIC
Modelo de Six Sigma que se volta aos processos que já existem na empresa, sendo entendido em 5 etapas:
Definir quais processos, produtos ou serviços precisam de melhorias;
Mensurar os principais aspectos da empresa, assim como desempenho e causas de desperdício;
Analisar para propor ações corretivas;
Incrementar as ações corretivas;
Controlar os resultados e monitorar os processos por meio de sistemas de controle!
DMADV
Modelo de Six Sigma voltado para novos projetos, produtos ou serviços, sendo também dividido em 5 etapas:
Definir objetivos, seguindo a estratégia da empresa e a opinião do público;
Mensurar as chances de sucesso dos objetivos estabelecidos;
Analisar os resultados obtidos na etapa de Mensuração, buscando elaborar estratégias que apresentem menor risco para sucesso do projeto;
Detalhar a viabilidade do projeto através de testes, sendo criados planos de ação para áreas que requerem melhorias;
Verificar os resultados do produto ou serviço no mercado.
Dashboard comercial
Por fim, uma das principais ferramentas de gestão empresarial para otimizar os processos de uma empresa. O dashboard se trata de um painel construído a partir da base de dados de uma empresa, de forma a selecionar as informações mais relevantes.
“Dashboard é um painel digital que simplifica o acesso à informação, seja para empresa do varejo, indústria, meios de comunicação, etc.”
Algumas dessas informações relevantes são:
Retorno sobre o investimento de estratégias e projetos;
Número de vendas;
Performance das equipes;
Etc.
Com isso, o dashboard comercial otimiza e simplifica o acesso à informação, permitindo melhor tomada de decisões e integração de equipes. Como consequência, há melhor identificação de oportunidades e maior redução de riscos.
E onde encontrar uma boa opção de Dashboard comercial?
No mercado, você encontra diversas opções de dashboard para instalar em sua empresa. Entretanto, um se destaca: o dashboard da XPBoards, um painel digital que alcança diversos tipos de funções, seja para vendas, marketing digital, etc.
Se trata de um dashboard 100% personalizável e com informações que podem ser exibidas em TVs em tempo real. Com isso, é uma das melhores ferramentas de gestão, atendendo a todos os processos de uma empresa – confira agora nossa oferta!